Warum Compliance-Automatisierung unverzichtbar ist

Johannes Landerer

13.August, 2025

Von DSGVO über ISO 27001 bis hin zu TISAX – die regulatorischen Anforderungen wachsen stetig. Gleichzeitig steigt der Aufwand für Dokumentation, Freigaben und Nachweise.

Viele Unternehmen setzen hier noch auf manuelle Prozesse:

• DSFA-Anträge per E-Mail

• Freigaben in Excel-Listen

• To-do-Listen auf Papier

Das kostet Zeit, bindet Ressourcen und erhöht das Risiko von Fehlern oder Fristversäumnissen.

„Die Lösung: Compliance-Automatisierung mit Low-Code- oder No-Code-Workflow-Plattformen. Standardisierte Prozesse werden digital abgebildet, automatisch dokumentiert und revisionssicher protokolliert – so bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben.“

Typische Prozesse für die Automatisierung:

Nicht jeder Ablauf eignet sich gleichermaßen. Starten Sie mit Prozessen, die häufig anfallen und hohen Dokumentationsbedarf haben:

1.Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

• Online-Formular mit automatischer Verantwortungszuordnung

• Fristengesteuerte Erinnerungen

• Automatischer Versand des Abschlussberichts

2.Anträge auf Datenverarbeitung / Drittland-Transfers

• Standardisierte Freigabeformulare

• Automatische Prüfung auf AVV-Pflicht

• Vollständige Protokollierung

3.Audit-Planung und -Nachbereitung

• Automatische Audit-Checklisten

• Terminverfolgung mit Eskalationslogik

• Audit-Protokoll als PDF-Export

4.Meldung von Datenschutzverletzungen

• Vorbefüllte Meldeformulare nach Art. 33 DSGVO

• Automatische Benachrichtigung relevanter Rollen

• Erinnerungen zur 72-Stunden-Meldefrist

Low-Code vs. Standardlösungen – was passt zu Ihnen?

Low-Code/No-Code-Plattformen

Beispiele: Microsoft Power Automate, Nintex, Zapier

• Vorteile: schnelle Umsetzung, flexible Anpassung, günstiger Einstieg

• Nachteile: begrenzte Skalierbarkeit, Bindung ans Ökosystem

Standardisierte Compliance-Tools

Beispiele: OneTrust, Smartsheet for GRC, RSA Archer

• Vorteile: umfassende Compliance-Module, tiefgehende Reporting-Funktionen, professioneller Support

• Nachteile: höhere Lizenzkosten, längere Implementierung

Praxisbeispiel: Automatisierter DSFA-Workflow

Formular-Erstellung: Webformular für Projektdetails (Datenkategorien, Risikoklassen, Systeme)

1. Automatische Zuordnung: Verantwortliche werden anhand von Umfang und Risiko bestimmt

2. Eskalationslogik: Keine Entscheidung nach 5 Tagen → Eskalation an Geschäftsführung

3. Revisionssichere Dokumentation: Alle Eingaben und Freigaben zentral gespeichert

4. Monitoring: Dashboard mit KPI-Übersicht für offene, laufende und abgeschlossene DSFAs

Tipps für einen erfolgreichen Start

• Pilotprozess wählen: z. B. DSFA-Management

• Interdisziplinär starten: Datenschutz, IT und Fachbereiche einbeziehen

• Schulung & Change Management: Mitarbeitende früh einbinden

• Erfolgsmessung: KPIs wie Durchlaufzeiten oder Fristverstöße definieren

• Kontinuierliche Verbesserung: Prozesse alle 3 Monate prüfen und optimieren

Fazit

Compliance-Automatisierung ist kein komplexes Mammutprojekt, sondern ein pragmatischer Weg, Ressourcen zu schonen und Risiken zu minimieren. Mit passenden Tools digitalisieren Sie Freigaben, Berichte und Meldungen – DSGVO-konform, revisionssicher und effizient.

So stärken Sie Ihre Datenschutz- und Informationssicherheitsstrategie und schaffen Freiräume für wertschöpfende Aufgaben.

Bei Fragen oder Beratungsbedarf rund ums Thema „Compliance-Automatisierung“ stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Seite.