Sicherheitsbewusstsein im (Video-) Meeting

Johannes Landerer

16. Juli, 2025

Sicherheitsbewusstsein im (Video-)Meeting: Datenschutz fängt bei der Einladung an

Virtuelle Meetings sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Doch gerade weil sie so bequem und selbstverständlich geworden sind, birgt ihre Nutzung gewisse Risiken und Fehler schleichen sich schnell ein. Wer nicht aufpasst, gefährdet schnell die Vertraulichkeit sensibler Informationen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen typische Fallstricke und geben konkrete Empfehlungen, wie Sie datenschutzkonform und sicher durch Ihre Online-Besprechungen navigieren.

Häufige Fallstricke in Videokonferenzen

1. Unrechtmäßige Aufzeichnung

Eine der häufigsten und gleichzeitig gravierendsten Pannen: Die Aufnahme eines Meetings ohne ausdrückliche Zustimmung aller Beteiligten. Das ist nicht nur ein Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorgaben, sondern kann auch das Vertrauensverhältnis im Team beschädigen.

2. Unbedachte Weitergabe von Zugangsdaten

Meeting-Links oder Passwörter werden häufig einfach weitergeleitet – sei es intern oder an externe Partner. Das öffnet Tür und Tor für unberechtigte Teilnahmen und potenziellen Datenabfluss.

3. Unkontrollierte Bildschirmfreigabe

Wer den gesamten Desktop teilt, riskiert unbeabsichtigte Einblicke in vertrauliche Dokumente, private Nachrichten oder sensible Anwendungen – oft ohne es selbst zu merken.

Unsere Empfehlungen für datenschutzkonforme Meetings

✔ Nur autorisierte Teilnehmende einladen

Versenden Sie Einwahldaten ausschließlich an Personen, die auch wirklich am Meeting teilnehmen sollen. Nutzen Sie Warteräume, individuelle Einladungen oder Passcodes, um den Zugang besser zu kontrollieren.

✔ Bildschirm gezielt freigeben

Statt den gesamten Bildschirm zu teilen, wählen Sie gezielt nur das Fenster oder die Anwendung aus, die für das Meeting benötigt wird. So vermeiden Sie unbeabsichtigte Einblicke.

✔ Aufzeichnungen nur mit Einwilligung

Falls eine Sitzung dokumentiert werden muss und Sie der Host des Meetings sind, holen Sie die Zustimmung vorab bei allen Teilnehmenden ein – am besten schriftlich oder dokumentiert im Protokoll.

✔ Umgebung im Blick behalten

Ein kurzer Check vor dem Start: Ist im Hintergrund jemand zu hören? Liegen vertrauliche Unterlagen im Sichtfeld der Kamera? Auch solche unscheinbare Details entscheiden über den Schutz sensibler Daten.

Fazit: Kleine Maßnahmen mit großer Wirkung

Ein achtsamer Umgang mit den Tools rund um Online-Meetings trägt wesentlich zum Datenschutz bei. Wer sich bewusst verhält, schützt nicht nur personenbezogene Daten, sondern sorgt auch für ein professionelles und vertrauenswürdiges Miteinander – intern wie extern.

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