Brauche ich wirklich einen externen Datenschutzbeauftragten? – 7 klare Entscheidungskriterien
Johannes Landerer
May 19, 2026
Externer Datenschutzbeauftragter: Wann lohnt er sich für Unternehmen?
Viele Unternehmen stellen sich früher oder später die gleiche Frage: Brauchen wir wirklich einen Datenschutzbeauftragten – und wenn ja, intern oder extern?
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, Kommunen und öffentliche Einrichtungen ist diese Entscheidung oft nicht eindeutig. Die gesetzlichen Anforderungen sind komplex, gleichzeitig fehlen intern häufig Zeit, Ressourcen oder das notwendige Fachwissen.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen sieben klare Entscheidungskriterien, mit denen Sie schnell einschätzen können, ob ein externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen sinnvoll oder sogar notwendig ist.
1. Gesetzliche Pflicht: Wann ist ein Datenschutzbeauftragter vorgeschrieben?
In Deutschland ist ein Datenschutzbeauftragter unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtend. Dies ist insbesondere der Fall, wenn:
mindestens 20 Personen regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
besonders sensible Daten verarbeitet werden, beispielsweise Gesundheitsdaten
eine umfangreiche Überwachung oder ein systematisches Profiling erfolgt
Auch wenn diese Schwellenwerte nicht erreicht werden, kann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sinnvoll sein – insbesondere dann, wenn die Datenverarbeitung komplex ist oder das Unternehmen wächst.
2. Fehlendes internes Know-how
Datenschutz ist ein komplexes Themenfeld, das weit über grundlegende Kenntnisse hinausgeht. Zu den zentralen Anforderungen gehören unter anderem:
die Einhaltung von DSGVO und BDSG
die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen
die Prüfung und Gestaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen
die Bearbeitung von Betroffenenanfragen
die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
In vielen Unternehmen wird versucht, diese Aufgaben „nebenbei“ zu erledigen, häufig durch IT-Verantwortliche oder Mitarbeitende aus der Verwaltung. In der Praxis führt dies jedoch oft zu Unsicherheiten und Lücken in der Umsetzung.
3. Zeitmangel im Unternehmen
Selbst wenn grundlegendes Know-how vorhanden ist, stellt der Zeitaufwand ein erhebliches Problem dar. Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess.
Zu den regelmäßigen Aufgaben zählen:
Pflege und Aktualisierung der Datenschutzdokumentation
Durchführung von Schulungen für Mitarbeitende
Bewertung neuer Tools und Anwendungen, beispielsweise im Bereich Künstliche Intelligenz
Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen
Vorbereitung und Begleitung von Audits
In vielen Organisationen fehlen hierfür die notwendigen Kapazitäten. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann diese Aufgaben strukturiert und kontinuierlich übernehmen.
4. Haftungsrisiken und Bußgelder vermeiden
Verstöße gegen Datenschutzvorgaben können erhebliche Konsequenzen haben. Dazu zählen:
Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes
Reputationsschäden und Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern
persönliche Haftungsrisiken für die Geschäftsführung
Wichtig ist: Die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verbleibt immer beim Unternehmen selbst – unabhängig davon, ob ein Datenschutzbeauftragter bestellt wurde oder nicht.
Ein externer Datenschutzbeauftragter hilft dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen umzusetzen.
5. Unabhängigkeit und Neutralität
Ein interner Datenschutzbeauftragter steht häufig vor einem strukturellen Problem: möglichen Interessenkonflikten.
Typische Beispiele sind:
der IT-Leiter, der gleichzeitig die Einhaltung von Datenschutzvorgaben überwachen soll
Mitarbeitende aus dem Personalbereich, die eigene Prozesse kontrollieren müssen
Solche Konstellationen sind nicht nur organisatorisch schwierig, sondern können auch rechtlich problematisch sein.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt hier klare Vorteile:
unabhängige Bewertung der Situation
keine Verstrickung in interne Entscheidungsprozesse
objektive und neutrale Beratung
6. Wirtschaftlichkeit: Intern vs. extern
Auf den ersten Blick erscheint ein interner Datenschutzbeauftragter oft kostengünstiger. Bei genauer Betrachtung entstehen jedoch zusätzliche Aufwände:
Kosten für Aus- und Weiterbildungen
erheblicher Zeitaufwand neben der eigentlichen Tätigkeit
fehlende Vertretungsregelungen bei Abwesenheit
potenzielle Risiken durch unzureichende Fachkenntnisse
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet demgegenüber:
planbare und transparente Kosten
sofort verfügbares Expertenwissen
Entlastung interner Ressourcen
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist dies in vielen Fällen die wirtschaftlich sinnvollere Lösung.
7. Wachstum und neue Anforderungen
Die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich. Aktuelle Entwicklungen wie die NIS2-Richtlinie, der verstärkte Einsatz von Künstlicher Intelligenz oder Zertifizierungen nach ISO 27001 erhöhen die Komplexität zusätzlich.
Datenschutz ist heute eng mit Themen der Informationssicherheit und Compliance verknüpft. Unternehmen benötigen daher eine strukturierte und zukunftsfähige Herangehensweise.
Ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützt dabei, diese Anforderungen systematisch zu adressieren und nachhaltig umzusetzen.
Fazit: Wann lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist insbesondere dann sinnvoll, wenn:
keine ausreichenden internen Ressourcen vorhanden sind
Datenschutz bisher nicht strukturiert organisiert ist
rechtliche und wirtschaftliche Risiken minimiert werden sollen
neue regulatorische Anforderungen umgesetzt werden müssen
das Unternehmen wächst und Prozesse professionalisiert werden sollen
Für viele kleine und mittlere Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen stellt der externe Datenschutzbeauftragte eine pragmatische und effiziente Lösung dar.
Nächster Schritt: Datenschutz strukturiert angehen
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt oder wie gut Sie aktuell aufgestellt sind, empfiehlt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme.
Dabei können unter anderem folgende Fragen geklärt werden:
Besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten?
Wie ist der aktuelle Stand der Datenschutzorganisation?
Welche konkreten Risiken bestehen?
Eine fundierte Einschätzung bildet die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen und schafft Klarheit über den tatsächlichen Handlungsbedarf.
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